Säh­köi­sen vies­tin­nän rekis­te­ri

Tie­to­suo­ja­se­los­te

Rekis­te­rin­pi­tä­jä

Wyclif­fe Raa­ma­tun­kään­tä­jät Ry (0349270–9)
Yli­opis­ton­ka­tu 58 B, 5. ker­ros
33100 Tam­pe­re

Yhteys­hen­ki­lö rekis­te­riä kos­ke­vis­sa asiois­sa

Yhteys­hen­ki­lö: Anne Par­hia­la, jär­jes­tö­koor­di­naat­to­ri
Säh­kö­pos­ti: info@wycliffe.fi

Rekis­te­ri

Säh­köi­sen vies­tin­nän rekis­te­ri

Val­mis­te­lu­päi­vä­mää­rä

2025-01-08

Käsit­te­lyn oikeus­pe­rus­te

Oikeu­tet­tu etu

Hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tar­koi­tus

Rekis­te­rin käyt­tö­tar­koi­tus on rekis­te­rin­pi­tä­jä­or­ga­ni­saa­tion säh­kö­pos­ti­vies­tin­nän mah­dol­lis­ta­mi­nen.

Saa­ta­vaa tie­toa (säh­kö­pos­tio­soi­te sekä itse vies­teis­sä ja nii­den lii­te­tie­dos­tois­sa ole­via mah­dol­li­sia yhteys­tie­to­ja tai mui­ta hen­ki­lö­tie­to­ja) käy­te­tään asia­kas­suh­tei­den syn­nyt­tä­mi­seen, yllä­pi­toon sekä mui­hin yre­kis­te­rin­pi­tä­jän vies­tin­näl­li­siin tar­pei­siin.

Oikeu­te­tun edun perus­te

Suo­ra­mark­ki­noin­ti on EU:n tie­to­suo­ja-ase­tuk­sen mukai­nen rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­tet­tu etu. Rekis­te­rin­pi­tä­jän on käsi­tel­tä­vä hen­ki­lö­tie­to­ja voi­dak­seen suo­rit­taa lii­ke­toi­min­taan liit­ty­viä teh­tä­viä. Hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyä ei täs­sä yhtey­des­sä voi­da vält­tä­mät­tä perus­tel­la laki­sää­tei­sel­lä vel­voit­teel­la tai yksi­lön kans­sa teh­dyn sopi­muk­sen perus­teel­la.

Rekis­te­rin­pi­tä­jä on tasa­pai­no­tes­tis­sä toden­nut oikeu­te­tun edun ole­van käsit­te­lyn luon­teen, laa­juu­den ja rekis­te­röi­ty­jen oikeuk­sien ja vapauk­sien toteu­tu­mi­sen puo­les­ta sovel­tu­vin käsit­te­ly­pe­rus­te.

Rekis­te­rin­pi­tä­jä on arvioi­nut, että oikeu­te­tun edun mukai­nen toi­min­nas­ta ei aiheu­du vaka­vaa hait­taa kyseis­ten yksi­löi­den (rekis­te­röi­ty­jen) oikeuk­sil­le ja vapauk­sil­le.

Kysees­sä ole­vat hen­ki­lö­tie­to­ryh­mät

Säh­köi­set yhteys­tie­dot.

Vas­taa­not­ta­jat ja vas­taa­not­ta­ja­ryh­mät

Rekis­te­rin­pi­tä­jän hen­ki­lös­tö sekä ulkoi­tus­kump­pa­nit sovel­tu­vin osin (talous­hal­lin­to, tie­to­hal­lin­to jne.) sekä vies­tin­tä­os­a­puo­let.

Rekis­te­rin tie­to­si­säl­tö

Hen­ki­lö­re­kis­te­ri sisäl­tää seu­raa­via tie­to­ja:
- Hen­ki­lön etu- ja suku­ni­mi
- Edus­ta­man­sa yhtei­sö
- Säh­kö­pos­tio­soi­te
- Pos­tio­soi­te
- Puhe­lin­nu­me­ro
- Tie­dot aikai­sem­mis­ta tilauk­sis­ta
- Kes­kus­te­lu­tie­to­ja vies­tit­tä­jien välil­lä
- Mui­ta mah­dol­lis­ten lii­te­tie­dos­to­jen sisäl­tä­miä hen­ki­lö­tie­to­ja

Sään­nön­mu­kai­set tie­to­läh­teet

Tie­to­ja saa­daan asiak­kaal­ta vas­taa­no­te­tuis­ta säh­kö­pos­ti­vies­teis­tä.
Tie­to­ja voi­daan saa­da muil­ta sidos­ryh­mil­tä esim. jouk­ko­vies­tin­nän, vies­ti­ryh­mien, eteen­päi­noh­jaus­ten tms. vies­tin­tä­ti­lan­tei­den kaut­ta.

Tie­to­ja ei luo­vu­te­ta rekis­te­riä pitä­vän orga­ni­saa­tion ulko­puo­lel­le tai sen yhteis­työ­kump­pa­nei­den käyt­töön, pait­si luot­to­ha­ke­muk­seen, perin­tään tai las­ku­tuk­seen liit­ty­vis­sä asiois­sa sekä lain­sää­dän­nön vel­voit­taes­sa. Rekis­te­röi­ty­neen hen­ki­lö­tie­dot hävi­te­tään käyt­tä­jän pyyn­nös­tä ellei lain­sää­dän­tö, asia­kas­suh­teen hoi­det­ta­vuus, avoi­met las­kut tai perin­tä­toi­met estä tie­to­jen pois­ta­mis­ta.

Hen­ki­lö­tie­to­jen säi­ly­ty­sai­ka

Tie­to­ja säi­ly­te­tään 10 vuot­ta.

Tie­to­jen sään­nön­mu­kai­set luo­vu­tuk­set

Säh­kö­pos­ti­lis­tan tie­dot ovat ainoas­taan rekis­te­rin­pi­tä­jän käy­tös­sä, pait­si käyt­täes­sä ulkois­ta pal­ve­lun­tar­joa­jaa joko lisä­ar­vo­pal­ve­lun tuot­ta­mi­seen tai luot­to­pää­tök­sen tuek­si.

Tie­to­ja ei luo­vu­te­ta rekis­te­rin­pi­tä­jän ulko­puo­lel­le tai sen yhteis­työ­kump­pa­nei­den käyt­töön, pait­si luot­to­ha­ke­muk­seen, perin­tään tai las­ku­tuk­seen liit­ty­vis­sä asiois­sa sekä lain­sää­dän­nön vel­voit­taes­sa.

Rekis­te­röi­ty­neen hen­ki­lö­tie­dot hävi­te­tään käyt­tä­jän pyyn­nös­tä ellei lain­sää­dän­tö, asia­kas­suh­teen hoi­det­ta­vuus, avoi­met las­kut tai perin­tä­toi­met estä tie­to­jen pois­ta­mis­ta.

Tie­to­jen siir­to EU:n tai ETA:n ulko­puo­lel­le

Rekis­te­rin tie­to­ja ei sään­nön­mu­kai­ses­ti luo­vu­te­ta EU:n tai ETA:n ulko­puo­lel­le. On kui­ten­kin mah­dol­lis­ta, että käsit­te­lys­sä käy­te­tään EU/ETA ‑alu­een ulko­puo­li­sia pal­ve­lun­tar­joa­jia tai että pal­ve­lun­tar­joa­jien pil­vet sijait­se­vat EU/ETA ‑alu­een ulko­puo­lel­la, jol­loin tie­to­jen siir­to­pe­rus­tee­na käy­te­tään SCC ‑vakio­lausek­kei­ta sekä tie­to­jen siir­rois­sa on toteu­tet­tu lisä­suo­ja­toi­mia, kuten sisäi­set ohjeis­tuk­set (hen­ki­lö­tie­to­jen pseu­do­ny­mi­soin­nis­ta ja vas­taa­vis­ta) sekä mah­dol­li­ses­ti TIA ‑ana­lyy­si tilan­teen vaa­ties­sa sel­lai­sen.

Kun hen­ki­lö­tie­to­ja käsit­te­le­vä orga­ni­saa­tio on sitou­tu­nut EU-USA tie­to­suo­ja­ke­hyk­seen (DPF), käy­te­tään siir­to­pe­rus­tee­na sil­loin sitä sen voi­mas­sao­lon aika­na.

Rekis­te­rin suo­jauk­sen peri­aat­teet A: Manu­aa­li­nen aineis­to

Manu­aa­li­ses­ti käsi­tel­tä­vät, asia­kas­tie­to­ja sisäl­tä­vät asia­kir­jat (esim. tulos­te­tut säh­kö­pos­tit tai nii­den liit­teet) säi­ly­te­tään alku­kä­sit­te­lyn jäl­keen luki­tuis­sa ja palo­tur­val­li­sis­sa säi­ly­tys­ti­lois­sa. Ainoas­taan mää­rä­tyil­lä, salas­sa­pi­to­si­tou­muk­sen alle­kir­joit­ta­neil­la työn­te­ki­jöil­lä on oikeus käsi­tel­lä manu­aa­li­ses­ti tal­len­net­tu­ja asia­kas­tie­to­ja.

Rekis­te­rin suo­jauk­sen peri­aat­teet B: Säh­köi­nen aineis­to

Ainoas­taan mää­rä­tyil­lä orga­ni­saa­tion ja sen lukuun toi­mi­vien yri­tys­ten työn­te­ki­jöil­lä on oikeus käyt­tää säh­kö­pos­tia ja yllä­pi­tää sen tie­to­ja. Kul­la­kin mää­ri­tel­lyl­lä käyt­tä­jäl­lä on oma
hen­ki­lö­koh­tai­nen käyt­tä­jä­tun­nus ja sala­sa­na. Jokai­nen käyt­tä­jä on alle­kir­joit­ta­nut salas­sa­pi­to­si­tou­muk­sen.

Jär­jes­tel­mä on suo­jat­tu palo­muu­ril­la, joka suo­jaa ulko­puo­lel­ta tule­via yhtey­den­ot­to­ja jär­jes­tel­mään.

Mah­dol­li­set moni­toi­mi­lait­teet kuten skan­ne­rit ja nii­hin tal­len­tu­vien tie­toi­hin pää­sy on rajoi­tet­tu sovel­tu­vin osin.

Eväs­teet

Käy­täm­me sivuil­lam­me eväs­tei­tä (”coo­kies”). Eväs­te on pie­ni, käyt­tä­jän tie­to­ko­neel­le lähe­tet­tä­vä ja siel­lä säi­ly­tet­tä­vä teks­ti­tie­dos­to. Eväs­teet eivät vahin­goi­ta käyt­tä­jien tie­to­ko­nei­ta tai tie­dos­to­ja. Eväs­tei­den käy­tön ensi­si­jai­se­na tar­koi­tuk­se­na on paran­taa ja mukaut­taa vie­rai­li­jan käyt­tö­ko­ke­mus­ta sivus­tol­la sekä ana­ly­soi­da ja paran­taa sivus­ton toi­mi­vuut­ta ja sisäl­töä.

Eväs­tei­den avul­la kerät­ty­jä tie­to­ja voi­daan myös hyö­dyn­tää vies­tin­nän ja mark­ki­noin­nin koh­den­ta­mi­ses­sa sekä mark­ki­noin­ti­toi­men­pi­tei­den opti­moin­nis­sa. Vie­rai­li­jaa ei voi­da tun­nis­taa pelk­kien eväs­tei­den avul­la. Eväs­tei­den avul­la saa­tua tie­toa voi­daan kui­ten­kin liit­tää käyt­tä­jäl­tä mah­dol­li­ses­ti muus­sa yhtey­des­sä saa­tui­hin tie­toi­hin, esi­mer­kik­si käyt­tä­jän täyt­täes­sä lomak­keen sivus­tol­lam­me.

Eväs­tei­den avul­la voi­daan kerä­tä seu­raa­van­lai­sia tie­to­ja:
- vie­rai­li­jan IP-osoi­te
- vie­rai­lun ajan­koh­ta
- sela­tut sivut ja sivu­jen kat­se­lua­jat
- vie­rai­li­jan selain

Sinun oikeu­te­si
Sivuil­lam­me vie­rai­le­val­la käyt­tä­jäl­lä on mah­dol­li­suus kos­ka tahan­sa estää eväs­tei­den käyt­tö muut­ta­mal­la nii­den ase­tuk­sia eväs­te­ban­ne­ris­ta. Myös jot­kut selai­noh­jel­mat mah­dol­lis­ta­vat eväs­te-toi­min­non pois­kyt­ke­mi­sen ja jo tal­len­net­tu­jen eväs­tei­den pois­ta­mi­sen.

Eväs­tei­den käy­tön estä­mi­nen saat­taa vai­kut­taa sivus­ton toi­min­nal­li­suu­teen

Auto­maat­ti­nen käsit­te­ly ja pro­fi­loin­ti

Tie­to­ja ei käsi­tel­lä auto­maat­ti­ses­ti.

Tar­kas­tusoi­keus eli oikeus saa­da pää­sy hen­ki­lö­tie­toi­hin

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus tar­kis­taa, mitä tie­to­ja hänes­tä on rekis­te­ris­sä. Tar­kas­tus­pyyn­tö tulee teh­dä kir­jal­li­se­na tai todis­teel­li­ses­ti tun­nis­tet­ta­vas­ta säh­kö­pos­tio­soit­tees­ta.

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus kiel­tää tie­to­jen­sa käsit­te­ly ja luo­vut­ta­mi­nen suo­ra­mai­non­taa, etä­myyn­tiä ja suo­ra­mark­ki­noin­tia sekä mark­ki­na- ja mie­li­pi­de­tut­ki­mus­ta var­ten otta­mal­la yhteys rekis­te­rin­pi­tä­jän asia­kas­pal­ve­lu­pis­tee­seen.

Oikeus siir­tää tie­dot jär­jes­tel­mäs­tä toi­seen

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus siir­tää omat tie­ton­sa jär­jes­tel­mäs­tä toi­seen.

Siir­to­pyyn­nön voi osoit­taa rekis­te­rin yhteys­hen­ki­löl­le.

Oikeus vaa­tia tie­don kor­jaa­mis­ta

Rekis­te­ris­sä ole­va, käsit­te­lyn tar­koi­tuk­sen kan­nal­ta vir­heel­li­nen, tar­pee­ton, puut­teel­li­nen tai van­hen­tu­nut hen­ki­lö­tie­to on oikais­ta­va, pois­tet­ta­va tai täy­den­net­tä­vä.

Kor­jaus­pyyn­tö tulee teh­dä oma­kä­ti­ses­ti alle­kir­joi­te­tul­la kir­jal­li­sel­la pyyn­nöl­lä rekis­te­rin­pi­tä­jän asia­kas­pal­ve­luun tai todis­teel­li­ses­ti tun­nis­tet­ta­vas­ta säh­kö­pos­tio­soit­tees­ta.

Pyyn­nös­sä tulee yksi­löi­dä mitä tie­to­ja vaa­di­taan kor­jat­ta­vak­si ja mil­lä perus­teel­la. Kor­jaa­mi­nen toteu­te­taan vii­vy­tyk­set­tä.

Vir­heen kor­jaa­mi­ses­ta ilmoi­te­taan sil­le, jol­ta vir­heel­li­set tie­dot on saa­tu tai jol­le tie­dot on luo­vu­tet­tu. Kor­jaus­pyyn­nön epää­mi­ses­tä rekis­te­rin vas­tuu­hen­ki­lö antaa kir­jal­li­sen todis­tuk­sen, jos­sa mai­ni­taan syyt, joi­den vuok­si kor­jaus­pyyn­tö on evät­ty. Asian­omai­nen voi saat­taa epää­mi­sen tie­to­suo­ja­val­tuu­te­tun rat­kais­ta­vak­si.

Rajoit­ta­mi­soi­keus

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus pyy­tää tie­to­jen­kä­sit­te­lyn rajoit­ta­mis­ta esim. jos rekis­te­ris­sä ole­vat hen­ki­lö­tie­dot ovat vir­heel­li­set. Yhtey­de­no­tot rekis­te­rin vas­tuu­hen­ki­löl­le.

Vas­tus­ta­mi­soi­keus

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus pyy­tää hän­tä kos­ke­via hen­ki­lö­tie­to­ja sekä rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus pyy­tää hen­ki­lö­tie­to­jen oikai­se­mis­ta tai pois­ta­mis­ta. Pyyn­nöt voi osoit­taa rekis­te­rin yhteys­hen­ki­löl­le.

Mikä­li toi­mit yri­tys- tai orga­ni­saa­tion yhteys­hen­ki­lö­nä ei tie­to­ja­si voi­da pois­taa tänä aika­na.

Oikeus teh­dä vali­tus val­von­ta­vi­ran­omai­sel­le

Mikä­li kat­sot, että sinua kos­ke­vas­sa hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lys­sä on rikot­tu tie­to­suo­ja-ase­tus­ta, niin sinul­la on oikeus teh­dä kan­te­lu val­von­ta­vi­ran­omai­sel­le.

Kan­te­lun voit teh­dä myös sii­nä jäsen­val­tios­sa, jos­sa sinul­la on vaki­nai­nen asuin­paik­ka tai työ­paik­ka.

Kan­sal­li­sen val­von­ta­vi­ran­omai­sen yhteys­tie­dot ovat:
Tie­to­suo­ja­val­tuu­te­tun toi­mis­to
Käyn­tio­soi­te: Lin­tu­lah­den­ku­ja 4, 00530 Hel­sin­ki
Pos­tio­soi­te: PL 800, 00531 Hel­sin­ki
Puhe­lin­vaih­de: 029 566 6700
Kir­jaa­mo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Muut hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyyn liit­ty­vät oikeu­det

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus kiel­tää tie­to­jen­sa luo­vut­ta­mi­nen ja käsit­te­ly suo­ra­mai­non­taa ja muu­ta mark­ki­noin­tia var­ten, vaa­tia tie­to­jen ano­ny­mi­soin­tia sovel­tu­vin osin sekä oikeus tul­la koko­naan unoh­de­tuk­si.

• 
•